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En el entorno digital actual, la claridad y la seguridad en la comunicación por correo electrónico son más importantes que nunca, especialmente cuando se trata de distinguir entre mensajes internos y externos. Muchas organizaciones han implementado reglas de transporte en Exchange para modificar las líneas de asunto o el cuerpo de los mensajes, marcándolos con etiquetas como [Externo] para señalar la procedencia de remitentes fuera de la organización. Aunque estas medidas buscan aumentar la conciencia y la seguridad, han surgido desafíos significativos que merecen atención.
Desafíos Actuales en la Identificación de Correos Electrónicos Externos
- Duplicación de Etiquetas: La práctica de etiquetar los correos electrónicos como [Externo] puede llevar a etiquetas duplicadas en las respuestas dentro de un hilo, generando confusión.
- Interrupción de Hilos de Conversación: Al modificar la línea de asunto, se altera la continuidad de los hilos de conversación en Outlook, dificultando el seguimiento de las discusiones.
- Permanencia en Respuestas y Reenvíos: Las modificaciones en el asunto o cuerpo del mensaje se mantienen en interacciones futuras, incluso cuando el hilo cambia a una comunicación interna, lo que puede causar confusión.
- Problemas de Localización: Las reglas de transporte no adaptan sus acciones al idioma del usuario final, lo que puede resultar en una experiencia inconsistente para equipos globales.
- Limitaciones en Dispositivos Móviles: La adición de texto adicional en las líneas de asunto puede limitar la visibilidad en dispositivos con pantallas pequeñas, afectando la usabilidad.
Frente a estos retos, Microsoft ha escuchado atentamente los comentarios de los clientes y estan comprometidos a evolucionar soluciones hacia una experiencia más intuitiva y nativa.
Hacia una Solución Más Integrada y Efectiva
Con el objetivo de superar estos desafíos y mejorar la seguridad y eficiencia en la gestión del correo electrónico, Microsoft esta desarrollando una nueva funcionalidad que permitirá identificar de manera nativa los correos electrónicos provenientes de remitentes externos. Esta innovación se centrará en la implementación de una etiqueta «Externa», cuyo texto se adaptará automáticamente al idioma configurado por el usuario, mejorando la experiencia de localización.
Un ejemplo de correo para identificar si es externo, seria crear una regla de transporte en el cual agregue en el asunto [EXTERNO].
Microsoft Ofrece la siguiente solución para que todos los correos externos vengan ya clasificados.
Descripción:
En el entorno digital actual, diferenciar eficazmente entre los correos electrónicos internos y externos es fundamental para la seguridad y la eficiencia organizacional. Muchas organizaciones utilizan reglas de flujo de correo (también conocidas como reglas de transporte) para marcar los mensajes de remitentes externos.
Lo primero que se debe realizar es la deshabilitacion de las reglas de transporte, luego de hacerlo sigue los siguientes ejemplos:
Ejemplo 1:
- $true: La identificación del remitente externo en Outlook está habilitada. Se agrega un icono externo en el área de la línea de asunto de los mensajes de remitentes externos. Para eximir a remitentes específicos o dominios de remitente de esta identificación, use el parámetro AllowList.
- $false: La identificación del remitente externo en Outlook está deshabilitada.
Ya se encuentra habilitado:
El resultado esperado en el OWA.
En la app de Outlook para iOS, mejora tu seguridad con visuales claros: identifica correos de fuentes externas desde la lista de mensajes mediante la etiqueta ‘Externo’, explora el correo seleccionado para ver detalles específicos, y accede a la información del remitente con solo tocar la etiqueta ‘Externo’.
Este procedimiento permite añadir o eliminar las direcciones de correo electrónico designadas de la lista de excepciones, garantizando que el resto de las entradas se mantengan intactas
Set-ExternalInOutlook -AllowList @{Add="admin@pumacloud.cl"; Remove="admin@pumacloud.cl"}Una vez habilitada esta característica a través de PowerShell, los usuarios pueden tardar entre 24 y 48 horas en empezar a ver la etiqueta de remitente externo en los mensajes de correo electrónico recibidos de orígenes externos (fuera de la organización), siempre que su versión de Outlook lo admita.
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